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用友T6固定資產系統初始化的步驟與注意事項

時間:2014年10月11日 點擊: 【字體:

文章導讀:用友T6固定資產核算和管理系統與其他系統一樣,初始化都是一個重要的功能,它既將通用系統專用化,也是日后正常應用的基礎。初始化主要是錄入初始卡片在正式啟用固定資產系統進行核算前,必須將企業現有固定資產的卡片資
用友T6固定資產核算和管理系統與其他系統一樣,初始化都是一個重要的功能,它既將通用系統專用化,也是日后正常應用的基礎。
  
  
  初始化主要是錄入初始卡片
  在正式啟用固定資產系統進行核算前,必須將企業現有固定資產的卡片資料錄入系統,以保持歷史資料的連續性。這是一項十分重要而又艱巨的任務。說它重要是因為如果不將現有卡片全部錄入系統,軟件將無法正確計提折舊和提供完整的統汁資料。說它艱巨則因為:
  第一,一般企業的固定資產數量繁多,錄入工作量很大;第二,原始卡片的資料往往不完整,例如,手工會計條件下一般按類折舊,沒有單獨記錄每件資產的累計折舊,錄入之前必須逐一確定每件資產的已提折舊額。
  在錄入初始卡片的過程中應該注意:
  (1)與計提折舊有關的項目錄入后,不少軟件系統會自動按照輸入的內容將本月應提的折舊額顯示在“月折舊額”項目內,會計人員可據此檢查是否有錄入錯誤。
  (2)原值、累計折舊、累計工作量錄入的一定要是卡片錄入月月初的價值,否則將會出現計算錯誤。
  (3)已計提月份必須嚴格按照該資產已經計提的月份數,不包括使用期間停用等不計提折舊的月份,否則不能正確計算折舊。
  (4)在輸入過程中操作員可以對錯誤卡片進行必要的修改,這種修改是無痕跡修改,即修改前的內容在任何查看狀態都將不能看到。
  最后必須強調,錄入初始卡片是系統初始化的一項內容,系統一旦正式啟用,該項功能將被屏蔽,不能再用。
  用友暢捷通T6初始化主要包括以下幾個方面。
  一、 建立賬套
  固定資產數據以賬套為單位進行管理,所以初始化的第一步是建立賬套,并設置賬套參數。賬套參數主要包括啟用月份、折舊規則、編碼方案、財務接口以及其他一些約定或規則。其中,折舊規則用于確定折舊匯總分配周期、是否月初折舊等;編碼方案包括確定資產、部門等代碼的設置規則,例如,確定資產類別使用國家規定的4級6位編碼,即2—1—1—2分類編碼;財務接口用于確定與總賬的對賬科目、折舊科目等等。當然,這些參數在建賬完成后一般是不能修改的,所以必須經過周密考慮之后正確確定。
  二、 初始設置
  固定資產系統的初始設置主要包括資產類別、使用或保管部門、資產使用狀況、資產增減方式等等,其中還涉及許多代碼信息,必須一一定義并輸入完整的數據資料。
  1.資產類別設置
  為了準確核算和統計固定資產,必須對固定資產進行科學分類。企業可根據自身的特點和管理要求,確定一個較為合理的資產分類方法,并將設置內容輸入系統。資產類別設置可能包括許多內容,例如,包括類別編碼、名稱、使用年限、凈殘值率、計量單位、計提屬性、折舊方法、卡片樣式等等。資產類別編碼必須唯一,同一上級的類別名稱也不能相同,而且類別編碼、名稱、計提屬性、卡片樣式不能為空。
  2.部門設置
  固定資產的使用、保管和維護都必須確定到具體部門,部門設置即將所有可能涉及的部門預先輸入系統,以便引用。部門檔案一般包含部門編碼、名稱、負責人、部門屬性等信息。必須按照建賬時定義的部門編碼規則給部門編碼,許多系統都采用分級編碼,編碼不能省略而且必須唯一,部門名稱也必須錄入。部門屬性可包括電話、地址、備注、負責人等輔
  助信息。
  3.折舊科目設置
  資產計提折舊后必須把折舊歸人成本或費用,所以在初始化時必須設定折舊科目,以便每月計提折舊之后系統能按此科目自動編制轉賬憑證。在實際工作中有些企業是按部門歸集折舊費用的,即一個部門內的資產的折舊費用將歸集到一個固定的科目,這時可以指定部門與折舊科目的對應關系。例如,管理部門的設備如果指定折舊科目為“管理費用——折舊 費”,則每月計提折舊時作如下分錄:
  借:管理費用——折舊費
  貸:累計折舊
  同樣,如果生產部門的設備折舊科目指定為“制造費用——折舊費”,則每月計提折舊時作如下分錄:
  借:制造費用——折舊費
  貸:累計折舊
  當然,也有些企業是按資產類別分攤計提折舊費用的,甚至完全沒有規律,即同一個部門、同一類資產的折舊費用可能分攤到不同的科目,這時就必須逐一指定資產的折舊科目。
  4.固定資產增減方式的設置
  固定資產增加和減少都有若干種不同的情況,設置增減方式正是為了區分資產增加的來源和減少的原因,用以確定資產計價和處理的原則,并可分別對增減進行匯總管理。企業資產增加的方式主要有直接購買、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉入、融資租人等等;
  減少的方式主要有出售、盤虧、投資轉出、捐贈轉出、報廢、毀損、融資租出等。
  5.固定資產使用善狀況設置
  固定資產使用狀況與資產核算和管理密切相關,不僅影響到正確計算和計提折舊,而且企業也需要按固定資產的使用情況進行統計,以了解和提高資產的利用效率。資產的使用狀況主要有:在用、季節性停用、經營性出租、大修理停用、不需用、來使用等。
  6.固定資產折舊方法的設置
  設置固定資產折舊方法是系統自動計算折舊的基礎。如前所述,固定資產的折舊方法主要有平均年限法即直線法、工作量法、雙倍余額遞減法和年數總和法即合計年限法,此外,有些系統還提供自定義折舊法和不折舊的選擇。
  三、 用友暢捷通T6裝入固定資產初始卡片
  1.固定資產卡片結構
  通用固定資產卡片包括資產編號、資產名稱、類別編號、規格型號、所屬部門、增加方式、存放地點、使用狀況、使用年限、折舊方法、啟用日期、已折舊月份、幣種、原值、凈殘值率、凈殘值、累計折舊、月折舊率、月折舊額、對應折舊科目。
  此外,企業還可以根據實際情況自行增加一些項目。例如,車牌照號、出廠日期、電話、號碼、公司名稱、技術參數、技術資料編號、建筑承包商、生產廠商等等。增加項目之后還可以進行卡片設計,根據企業需要設計出具有特色的卡片。
  固定資產卡片字段不少都可顧名思義,所以下面只對其中幾個主要項目作簡單介紹。
  (1)資產編號:資產編號是具有唯一性的確定每項資產的編號,一般采用分組碼。
  (2)增加方式:用于區分固定資產的來源。如上所述,固定資產按來源可分為直接購買、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉入、融資租入等。
  (3)所屑部門:即對固定資產保管使用的部門。對于要進行車間核算的企業它是明確折舊費用分配的一個重要依據,因為折舊費可以先轉入車間制造費用,再分配到具體產品。
  (4)使用狀況:用于區分固定資產的使用狀態,既是統計的關鍵字,也是一項固定資產是否計提折舊的依據。
  (5)折舊方法:確定對于某一項固定資產到底采用什么方法計算折舊。
  (6)啟用日期:即固定資產開始使用的日期,系統將從這個日期開始自動計算已計提折舊的月份。
  (7)原值和累計折舊:原值即記錄入賬的價值;累計折舊用于登記已經提取折舊的累計額。據此可以計算固定資產的凈值。
  (8)對應折舊科目:指該項固定資產在每月計提折舊時的借方科目,系統將根據該項設置,每月自動編制固定資產折舊轉賬憑證。


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